Hoe goed ben jij bereikbaar voor opdrachtgevers?

Potentiële klanten bekijken veelal eerst een website om een indruk te krijgen van het werk van hun nieuwe leverancier. Wanneer je als fotograaf de interesse hebt weten te wekken met je digitale presentatie zullen zij contact met je opnemen voor aanvullende informatie, een offerte, of een kennismakingsgesprek. Bingo! De eerste horde is overwonnen: je website is dik in orde. De ene opdrachtgever zal de telefoon pakken terwijl de ander een e-mail stuurt om je te benaderen. Maar wat blijkt, de follow up van de fotograaf laat vaak te wensen over.

Fotografen veelal telefonisch onbereikbaar

Uit onderzoek van Telefoonboek.nl naar de telefonische bereikbaarheid blijkt dat de meerderheid van de fotografen onbereikbaar is voor klanten. Bij maar liefst 76,2% is door de geënquêteerde klanten aangegeven dat een bepaalde fotograaf één of meerdere keren telefonisch niet bereikbaar is geweest. Een dramatisch hoge score.
Uiteraard is het voor te stellen dat je, net als andere een-pitters, niet continue in staat bent de telefoon te beantwoorden. Er moet immers gefotografeerd worden en een secretaresse die ‘het kantoor’ runt is vaak geen optie. Opdrachtgevers begrijpen heel goed dat een fotograaf niet permanent bereikbaar is. Maar als de voicemail wordt ingesproken met het verzoek om teruggebeld te worden en de reactie van de fotograaf laat lang op zich wachten of blijft zelfs helemaal uit ligt het voor de hand dat de klant op zoek gaat naar een ander.

De overstap naar de concurrent is snel gemaakt

De onbereikbaarheid van fotografen blijft niet zonder directe gevolgen. Volgens het onderzoek van Telefoonboek.nl blijkt dat één op de vier bellers bij geen gehoor direct overstapt naar een concurrent. Hierdoor lopen fotografen een aardig aantal potentiële klanten mis. De klant loopt linea recta in de armen van de fotograaf die wél adequaat reageert.
Meer lezen over het onderzoek? Klik dan hier.

De gevolgen van e-mails die te laat worden beantwoord

Vanzelfsprekend is het vlot reageren op e-mails van even groot belang. Een reactie die (te) laat komt leidt tot gemiste kansen. Zo vernam ik de ervaring van een hoogzwangere vrouw die foto’s wilde laten maken van haar bolle buik. Op 9 juni mailde zij een fotograaf om geïnformeerd te worden over de mogelijkheden en de kosten. Tien dagen later kreeg de klant antwoord van de betreffende fotograaf. Deze wilde de opdracht graag aannemen. Hij gaf het tarief door en meldde tot slot dat hij hoopte op een snelle reactie van de zwangere vrouw. Maar intussen had deze hoogzwangere klant een andere fotograaf gevonden. Welnu, als je tien dagen lang niets van je laat horen, zijn dat er negen teveel. Je bent je potentiële klant kwijt, voor eens en voor altijd.

Drie tips voor een goede eerste indruk

We weten het allemaal: een goede eerste indruk kun je maar één keer maken. Je wilt vertrouwen en professionaliteit uitstralen! Je wilt de klant voor je winnen, het werk naar je toetrekken en bovenal irritatie bij de opdrachtgever voorkomen. De klant wil in deze eerste fase van het contact serieuze aandacht van de fotograaf. Door adequaat reageren nemen je kansen op het toekennen van de opdracht toe. Hoe pak je dat aan?

1. Zorg ervoor dat je jezelf nooit hoeft te verontschuldigen dat je zo laat hebt gereageerd. Dat is een slecht begin van een zakelijke relatie. Met excuses als: “sorry, maar ik kon vanwege drukte niet eerder reageren” toon je dat je eigenlijk geen tijd hebt voor nieuwe opdrachten. Daarmee kan de klant de indruk krijgen dat jij de opdracht niet of niet op tijd zal kunnen volbrengen. Dus, of dat nu per telefoon of per e-mail is, reageer zo snel mogelijk. Met snel bedoel ik minimaal binnen een dag, maar liever binnen één of twee uur.
2. Geef een duidelijke boodschap in je voicemailbericht waarmee de beller wordt geïnformeerd over de opvolging van het gesprek. Bijvoorbeeld zo: “momenteel kan ik u helaas niet te woord staan. Laat uw naam en telefoonnummer of e-mailadres achter en ik neem binnen 24 uur contact met u op.”
3. Stel, je bent op vakantie, of op reis naar een gebied waar bellen of mailen niet mogelijk is. Dan is binnen 24 uur reageren niet haalbaar. Dit is eenvoudig te ondervangen door de afzender op de hoogte te brengen van je afwezigheid. Pas je voicemailbericht aan en/of maak een standaard e-mail dat automatisch naar afzenders wordt gezonden. Laat hen weten wanneer je weer in staat zult zijn om te reageren. Maar let op, een bericht met de aankondiging over je afwezigheid heeft voor- en nadelen. Een voordeel is dat de mensen die bellen, weten wanneer ze weer contact met je kunnen krijgen. Een nadeel is dat er mogelijk gasten zijn die een ongewenst bezoek aan je huis brengen tijdens je aangekondigde afwezigheid.

www.sonjavandriel.nl