De beste manier om fotomateriaal aan te leveren

WeTransfer, Dropbox, Google One, FTP. Iedere fotograaf levert zijn foto’s op zijn eigen manier aan bij de klant. Sinds een jaar of tien doet iedereen dit online: de periode van cd’s, dvd’s en zelfs USB-stickjes is definitief voorbij. Toch is er niet één standaard, opdrachtgevers hebben meerdere systemen waarop hun materiaal binnenkomt. Nieuwe spelers proberen hun plaats te veroveren op de markt, maar de fotograaf en opdrachtgever houden vooralsnog vast aan gebaande paden. Waarom?

door Jeroen Jazet

Iedereen kent het probleem: foto’s in hoge resolutie kunnen we niet of nauwelijks via de mail versturen. Providers zitten niet te wachten op mails van 2GB, dat kost ze te veel capaciteit en snelheid. En dat terwijl de resolutie van foto’s steeds hoger wordt, doordat veel fotografen overstappen op grotere sensoren zoals die van Fuji en Hasselblad. Er is wel een omweg, namelijk foto’s via een FTP-server uploaden naar de klant, maar die is afhankelijk van de capaciteit op de server aan de andere kant. De Volkskrant werkt bijvoorbeeld met dit systeem, dat al decennia oud is. Ook timmert Apple aan de weg met Airdrop, waarbij je grotere bestanden naar een andere Mac kunt versturen.

WeTransfer

Niet iedere klant gebruikt Apple of heeft een FTP-systeem met voldoende capaciteit. Twee Nederlandse ondernemers sprongen in 2009 handig in op de behoefte aan een mailservice voor grote bestanden. Ze richtten WeTransfer op, een online up-en downloaddienst, waarmee je (betaald) tot 20 GB aan bestanden kunt versturen. De dienst bewaart de bestanden vervolgens zeven dagen. Dit klinkt als de ultieme oplossing, maar in de praktijk zitten hier (vooral in de gratis variant) de nodige haken en ogen aan. Als de klant vergeet de bestanden te downloaden, zijn de bestanden alweer van WeTransfer verwijderd. Bovendien kan een opdrachtgever niets online terugvinden van de gestuurde foto’s. Hij moet lokaal de bestanden naar een eigen map slepen en bewaren. De bewaarde foto’s krijgen de generieke naam WeTransfer-00000. Tijdens het downloaden krijg je als klant ook nog reclame te zien. Dit is te voorkomen door een pro-account te nemen. Hierbij krijg je 1TB opslag, een eigen url en onbeperkt de tijd om te downloaden. WeTransfer timmert dus duidelijk aan de weg om de concurrentie met andere opties aan te kunnen.

Cloud

Een andere speler is Dropbox. Dit systeem is net zo simpel als het klinkt. De fotograaf heeft een map die hij deelt met de klant, of andersom. Alles wat in die map gaat, komt live binnen bij de klant. Die kan een alert instellen, zodat hij direct ziet wat er is binnengekomen. Het nadeel van deze clouddienst is de beperking van 2GB opslagruimte. Wil je 2TB opslag, dan betaal je een abonnement van 10 euro per maand – en ook de klant moet zo’n abonnement hebben. Ditzelfde geldt overigens voor concurrenten als Google One en STACK. Het grote voordeel is dat je met versies kunt werken en over en weer bestanden kunt vernieuwen.

Fancy

Een meer fancy oplossing is het opzetten van een eigen interne server. Dit lijkt vrij ingewikkeld, maar met een beetje handigheid is dit in een dag gedaan. Je maakt een map aan op een lokale schijf, die je bijvoorbeeld ‘klanten’ noemt. Daarin zet je mappen per klant. Voeg er per map een html-bestand aan toe voor de vormgeving en klaar is je server. Het enige dat je nu nog hoeft te doen is een subdomein aanmaken bij je provider (bijvoorbeeld klanten.bedrijfsnaam.nl.) Met een DNS port forwarding zorg je ervoor dat die map uitkomt in jouw lokale map ‘klanten’. Nu kun je een mail sturen met een link naar de map, of zelfs het specifieke bestand dat je wilt delen met de klant. Als je dat wilt kun je er ook een wachtwoord op plaatsen. Het mooie aan dit systeem is dat je altijd alle gemaakte fotografie overzichtelijk bij elkaar hebt staan, en tegelijkertijd niet afhankelijk bent van andermans ruimte. Je klant kan altijd in de map, en jij kunt het mooi vormgeven zodat het aansluit bij je website. Er kleven ook nadelen aan deze manier van werken. Je moet hier weer een eigen back-up achter hangen, en extra investeren in de veiligheid van je systeem.

De klant

Dedato ontwerpers en architecten is een ontwerpbureau voor architectuur, interieurs, retail, grafische vormgeving en interactieve media. Zij werken veel met externe fotografen en krijgen dagelijks talloze foto’s aangeleverd. De standaard bij Dedato is WeTransfer. “Van ons hoeft het allemaal niet zo fancy”, aldus een medewerkster. “Lever gewoon de bestanden aan, dan kunnen we ermee aan de slag. Als ik in de flow van een project zit, komt het nooit voor dat ik vergeet de bestanden binnen zeven dagen te downloaden. Als ze op mijn bureaublad staan, sleep ik de bestanden er direct uit naar mijn interne projectmap.” Ze ziet WeTransfer als een uitbreiding van de mail. “Ik houd me helemaal niet bezig met hoe mooi iets aangeleverd wordt. Er komen hier zelfs klanten binnenlopen met een harde schijf, waar we de bestanden dan gewoon vanaf halen. Wat ons betreft werkt WeTransfer prima, dus we hopen dat het systeem blijft bestaan.”

Dit artikel wordt je gratis aangeboden door de redactie van Pf. Dit artikel heeft gestaan in nummer 7 van 2019.